Depuis 2010, les pôles sont soumis à une procédure de conformité qui répond à des exigences et critères inscrits dans le cahier des charges national des pôles. La procédure, conduite par l’INPES en partenariat avec l’ARS est constituée d’une visite sur site qui à partir de 2013 devrait avoir lieu tous les 3 ans.

A noter qu’à ce jour, les pôles n’ont pas de structure juridique propre.

Plateforme ressources regroupant les compétences en région, ils associent des entités de statut différent.

Le pôle a une mission d’ordre fonctionnel où chaque participant , quel que soit son secteur ou son réseau est présent pour sa capacité à appréhender les besoins émergents identifiés par les décideurs régionaux et les acteurs de terrain ainsi que sa capacité à contribuer à la construction d’une réponse adéquate.

Le cahier des charges ci-joint précise les principes de développement du pôle, son organisation générale, les missions auxquelles il doit répondre et les modalités de suivi, d’animation, les modes de financement de l’INPES ainsi que les sujets qui feront l’objet d’ une attention particulière concernant la Région Guadeloupe.

Tout candidat souhaitant s’inscrire dans ce dispositif national et bénéficier des financements de l’INPES doit remplir un dossier de demande de financement dûment complété qui doit comprendre tous les documents requis , et respecter les modalités pratiques figurant au chapitre VII du cahier des charges. Par ailleurs, le projet soumis doit répondre aux objectifs et missions du pôle qui y sont décrits.

Les missions du pôle régional de compétences s’articulent autour de 4 types de services :

 Centre de ressources
 Appui aux acteurs de terrain de la région
 Appui à la programmation et à la mise en oeuvre des orientations régionales
 Espaces d’échanges de pratiques

Outil de Reporting

Pour faciliter le suivi de l’activité du pôle de compétences au niveau régional et national et permettre le recueil de données homogènes, le pôle remplit annuellement un outil de reporting qu’il transmet à l’INPES et à l’ARS.

Cet outil commun à tous les pôles de compétences, permet :
 d’avoir une vision globale de l’activité des pôles
 de comparer les données entre région d’une année à l’autre
 de mettre en place l’évaluation du dispositif global

Le tableau de reporting comporte des informations sur le fonctionnement (composition du pôle, modalité de partenariats...) et l’activité du pôle (aide à la formation, accompagnement en méthodologie de projets...).

Conformité au cahier des charges

L’appréciation de la conformité du pôle au cahier des charges constitue un gage de qualité pour l’ARS et les acteurs régionaux qui bénéficient de ses services.

Cette appréciation se fera sur la base d’un dossier type que le pôle remplira et transmettra à l’ARS puis à l’INPES. Le dossier type sera mis à disposition des pôle à compter du 4ème trimestre 2014 et transmis fin 2014 au plus tard.

Public éligible

Chaque pôle est porté par une association qui anime le pôle et coordonne l’activité de la plateforme.

A ce titre, un coordonnateur du pôle est clairement nommé et identifié.

La légitimité et les compétences du porteur et du coordonnateur du pôle doivent être reconnues par les autres membres de la plateforme.
Modalités pratiques de la demande de financement : base de conventionnement avec l’INPES
Formulaire cerfa demande subvention
Formulaire demande de subvention Cerfa n°12156*03
Le dossier du porteur comportera obligatoirement :

Des éléments sur le fonctionnement du pôle :

La composition de l’instance de pilotage du pôle
Un document indiquant les critères de sélection des membres de l’instance de pilotage
La charte ou la convention du pôle
Un document sur la répartition claire du travail entre tous les partenaires du pôle
Le CV du coordonnateur du pôle

Des éléments concernant la demande de financement :

Un courrier de demande de financement indiquant le montant total de la subvention demandée
Un dossier Cerfa rempli
La description du projet : sous forme de fiches projets par types de services avec le détail du budget pour chaque activité prévue
Le budget prévisionnel par année et par type de de services avec le détail du buget par activité.

A noter que trois lignes spécifiques doivent être prévues dans le budget pour :

 la participation aux 2 journées de rencontres nationales des pôles régionaux de compétences en EPS
 la participation aux 2 journées de travail pour le Réseau national documentaire de l’INPES
 la participation à 4 journées d’échanges de pratiques annuelles organisées par l’INPES sur la formation, la coordination ou autres thèmes.

 Un calendrier des activités (comprenant un descriptif au moins trimestriel) pour chacune des années.

Procédure d’envoi des dossiers
A l’INPES
INPES

Le dossier complet (version papier ou 2 exemplaires) est à adresser à l’INPES à l’adresse suivante :

Madame la Directrice Générale
Institut national de Prévention et d’Education pour la Santé
42, bd de la Libération
93203 Saint Denis Cedex

Une version électronique de ce dossier complet est à transmettre par le promoteur à l’INPES au format MS Word ou RTF (uniquement) à l’adresse suivante : projetEPS chez inpes.sante.fr
A l’ARS

ARZS Gpe

Une copie du dossier complet (version papier en 2 exemplaires) devra être adressée à l’ARS de Guadeloupe, Saint-Martin Saint-Barthélemy

Madame La Directrice Générale
Agence Régionale de la Santé de Guadeloupe, Saint-Martin Saint-Barthélemy
Rue des Archives - Bisdary
97113 GOURBEYRE

La date de dépôt des dossiers est fixée au lundi 05 juillet 2013

Pour plus de détails, prendre connaissance du cahier des charges et de la page Pôle régional de Compétences en EPS sur le site de l’INPES

Service Documentation

Instance Régionale d’Education et de Promotion de la Santé (IREPS) Guadeloupe
6, Résidence Casse, Rue Daniel Beauperthuy
97 100 Basse-Terre
Tel : 05 90 41 37 61/Fax : 05 90 81 30 04
www.ireps.gp